ASPO – INFORMACJA DOTYCZĄCA POLITYKI PRYWATNOŚCI

Aktualizacja: 18.04. 2018

W Aspo (Aspo Oyj (Regon 1547798-7) oraz jej podmiotach stowarzyszonych) (“my”) uważamy, że ochrona prywatności naszych klientów, potencjalnych klientów, użytkowników strony internetowej oraz pozostałych osób kontaktujących się z nami w sprawach handlowych (dalej razem jako “Partnerzy Handlowi”) jest dla naszej działalności i wyznawanych przez nas wartości niezwykle istotna. W trakcie prowadzonej przez nas działalności możemy otrzymywać, gromadzić, prowadzić, wykorzystywać i przekazywać dane osobowe przedstawicieli, personelu i pracowników naszych Partnerów Handlowych (razem jako „Osoby, których dane dotyczą” lub „Użytkownicy”). Angażujemy się w ochronę prywatności naszych Partnerów Handlowych i w związku z tym dokładamy starań w celu zapewnienia, by stosowane przez nas praktyki w zakresie przetwarzania danych spełniały wymogi określone w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (UE) 2016/679 („RODO”).

Celem niniejszej Informacji dotyczącej Polityki Prywatności jest zaprezentowanie naszego zdecydowanego oddania na rzecz praw Osób, których dane dotyczą do ochrony ich prywatności i danych. W niniejszej Informacji pokazujemy w jaki sposób postępujemy z informacjami, które można wykorzystać do bezpośredniego lub pośredniego zidentyfikowania Osoby, której dane dotyczą („Dane Osobowe”) oraz opisujemy stosowane przez nas praktyki w zakresie korzystania z naszej strony internetowej/ naszych stron internetowych oraz oferowanych przez nas usług (razem jako „Usługi”), jak również dokonywane przez Osoby, których dane dotyczą wybory w zakresie przysługujących im praw, takich jak dostęp do Danych Osobowych i ich poprawianie. Przetwarzanie Danych Osobowych w związku z rekrutacją i podaniami o pracę podlega odrębnej polityce prywatności.

Występujemy jako administrator informacji przetwarzanych przez nas w związku z zawartą przez nas współpracą handlową, na przykład danych do kontaktu Osób, których dane dotyczą oraz innego rodzaju Danych Osobowych o charakterze handlowym.

1 Przetwarzanie Danych Osobowych

Dane Osobowe Osób, których dane dotyczą przetwarzane są przez nas w celu oferowania Usług. W tym kontekście, Dane Osobowe mogą być przetwarzane w następującym celu:

(i) zarządzanie i administrowanie współpracą zawartą przez nas z naszymi Partnerami Handlowymi;

(ii) przekazywanie informacji i materiałów dotyczących oferowanych przez nas produktów i usług, na przykład w formie ulotek i marketingu bezpośredniego;

(iii) identyfikowanie potencjalnych klientów oferowanych przez nas Usług w celu podjęcia odpowiednich, ukierunkowanych na te osoby działań marketingowych;

(iv) zapisywanie na organizowane przez nas wydarzenia i webinaria;

(v) analizy i badania rynku oraz klientów; oraz

(vi) kontaktowanie się z Osobą, której dane dotyczą oraz przekazywanie informacji na temat Usług.
Przetwarzamy Dane Osobowe:

(i) do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów realizowanych w związku ze współpracą z klientem oraz innego rodzaju właściwą współpracą zawartą przez nas z danymi Partnerami Handlowymi (art. 6(f) RODO);

(ii) do celów wynikających z konieczności wykonania umowy, której stroną jest Partner Handlowy lub Osoba, której dane dotyczą, bądź do podjęcia działań na żądanie Osoby, której dane dotyczą lub Partnera Handlowego przed zawarciem umowy (art. 6(b) RODO);

(iii) w celu wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego (art. 6(c) RODO, na przykład korporacyjnego lub w zakresie rachunkowości).

W przypadku, gdy obowiązujące prawo będzie tego wymagało, Osoba, której dane dotyczą może zostać również przez nas poproszona o udzielenie zgody na określony rodzaj przetwarzania Danych Osobowych. Prosząc o udzielenie powyższej zgody będziemy informować Osobę, której dane dotyczą o danym celu przetwarzania, natomiast przetwarzanie to będzie mogło zostać przeprowadzone wyłącznie po otrzymaniu właściwej zgody.

2 Informacje, które możemy zbierać i wykorzystywać

Możemy zbierać następujące Dane Osobowe Osób, których dane dotyczą:

(i) Imię i nazwisko oraz dane do kontaktu, takie jak adres mailowy, numer telefonu, nazwa i adres pracodawcy, stanowisko;

(ii) Zezwolenia i zgody dotyczące przetwarzania oraz wyborów dokonywanych przez Osoby, których dane dotyczą;

(iii) Pozostałe informacje potrzebne do utrzymania współpracy z Partnerem Handlowym;

(iv) Dane osobowe zgromadzone wskutek korzystania ze świadczonych przez nas Usług, takie jak informacje o przeglądanych przez użytkownika stronach, stronach odwiedzanych przez użytkownika na naszych stronach internetowych, modelu urządzenia, indywidualnym identyfikatorze urządzenia/ cookie, kanale, za pośrednictwem którego usługa jest dostępna (np. czy dostęp jest za pośrednictwem określonej platformy mediów społecznościowych (takiej jak LinkedIn, Facebook, Twitter), godzinie i czasie przeglądania stron. Zgromadzone w ten sposób dane dotyczące korzystania z oferowanych przez nas usług internetowych mogą zostać powiązane z innymi posiadanymi przez nas na temat Użytkownika informacjami. Wykorzystywanie i zbieranie informacji z wykorzystaniem cookies zostało szczegółowo opisane z naszej polityce cookie; oraz

(v) informacje uzyskane ze źródeł zewnętrznych w związku z realizowanymi Usługami.

Przetwarzane przez nas Dane Osobowe pochodzą bezpośrednio od Osoby, której dane dotyczą bądź od naszych Partnerów Handlowych prowadzących bezpośrednią współpracę z Osobą, której dane dotyczą (na przykład polegającą na zatrudnieniu). Technologie internetowe mogą być stosowane do gromadzenia informacji dotyczących korzystania z naszych usług internetowych. Podczas gdy przekazywanie określonych Danych Osobowych jest konieczne w celu skorzystania z oferowanych przez nas Usług (na przykład dane do kontaktu przedstawicieli Partnerów Handlowych), to jednak określone Dane Osobowe są przekazywane dobrowolnie. Dane osobowe mogą być aktualizowane i uzupełniane poprzez pobieranie danych z prywatnych i publicznych rejestrów.

Nie zbieramy ani nie przetwarzamy wrażliwych danych osobowych (szczególnej kategorii Danych Osobowych).

3 Ujawnianie Danych Osobowych

Dla celów określonych w niniejszej Informacji, Dane Osobowe mogą być w razie konieczności przekazywane urzędom, innym spółkom należącym do tej samej grupy oraz osobom trzecim, takim jak usługodawcy zewnętrzni (na przykład dostawcy IT, agencje marketingowe prowadzące w naszym imieniu działania marketingowe itp.). W takim przypadku Dane Osobowe będą przekazywane wyłącznie w wyżej podanych celach. Nie sprzedajemy, ani w żaden inny sposób nie przekazujemy Danych Osobowych osobom trzecim spoza Grupy Aspo dla potrzeb wewnętrznych tych osób.

Ponadto, Dane Osobowe mogą być regularnie przekazywane poza Unię Europejską oraz Europejski Obszar Gospodarczy („UE/ EOG”) w ramach Grupy Aspo oraz naszym usługodawcom. W przypadku przekazywania Danych Osobowych poza UE/EOG, Dane Osobowe mogą być przekazywane albo do kraju uznanego przez Komisję Europejską jako zapewniający wystarczający poziom ochrony prywatności lub z zastosowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak standardowe klauzule ochrony danych przyjęte lub w inny sposób zatwierdzone przez Komisję UE lub właściwy organ ds. ochrony danych zgodnie z RODO („Standardowe Klauzule Ochrony Danych”).

4 Okres przechowywania

Dane osobowe zgromadzone w związku z realizowanymi przez nas Usługami będą przechowywane dopóty dopóki będą one nam potrzebne do realizacji wyżej zdefiniowanych celów, chyba że dane te zostaną zastąpione przez regularnie dokonywane aktualizacje lub na innej podstawie. Odnośnie Danych Osobowych dotyczących naszej współpracy z Partnerami Handlowymi, Dane Osobowe Osób, których dane dotyczą będą przez nas przechowywane przez okres co najmniej trzech (3) lat od zakończenia współpracy z danym Partnerem Handlowym lub od ostatniego kontaktu z nami Osoby, której dane dotyczą. Dane Osobowe mogą być w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa w całości lub częściowo przechowywane przez dłuższy lub krótszy okres (takie jak dane klienta dla potrzeb księgowych) lub w przypadku zaistnienia innej przyczyny uzasadniającej przechowywanie lub usunięcie Danych Osobowych. W takiej sytuacji, w przypadku ustania przyczyny przechowywania Danych Osobowych, Dane Osobowe Osoby, której dane dotyczą będą niezwłocznie usuwane.

Regularnie przeprowadzamy ocenę konieczności przechowywania oraz dokładności Danych Osobowych, a także dokładamy starań, aby nieprawidłowe Dane Osobowe były korygowane, zaś niepotrzebne – usuwane.

5 Prawa Osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą może żądać od nas:

(i) dostępu i poprawy lub pod określonymi warunkami usunięcia Danych Osobowych Osoby, której dane dotyczą;

(ii) ograniczenia przetwarzania danych dotyczących Osoby, której dane dotyczą lub nieprzetwarzania danych (na przykład dla potrzeb prowadzenia marketingu bezpośredniego);

(iii) odbierania - w przypadku gdy automatyczne przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody lub w ramach realizacji umowy – Danych Osobowych przekazywanych nam przez Osobę, której dane dotyczą w ustrukturyzowanej, zwyczajowo wykorzystywanej, umożliwiającej odczyt komputerowy formie oraz przekazywania tych danych innemu administratorowi; oraz

(iv) prawa rezygnacji z otrzymywania od nas elektronicznych materiałów marketingu bezpośredniego. Wszelkie ewentualnie otrzymywane od nas elektroniczne materiały marketingu bezpośredniego, takie jak wiadomości e-mail i smsy, będą zawierały opcję nieotrzymywania od nas tego typu materiałów w przyszłości.

Osoba, której dane dotyczą będzie mogła realizować powyższe prawa przesyłając nam pisemne żądanie. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, Osoba, której dane dotyczą będzie mogła w dowolnym momencie powyższą zgodę cofnąć. Należy zauważyć, że powyższe nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych realizowanego na podstawie udzielonej zgody przed jej wycofaniem. Należy przy tym zauważyć, że w przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody i wycofania tej zgody, realizacja przez nas wszystkich usług świadczonych na podstawie udzielonej zgody może nie być możliwa.

W przypadku, gdy Osoba, której dane dotyczą uzna, że przysługujące jej na podstawie przepisów o ochronie danych prawa zostały naruszone, Osoba ta będzie mogła wnieść skargę do organu nadzorczego kompetentnego dla siedziby Osoby, której dane dotyczą na terenie UE (np. w Finlandii będzie to Fiński Rzecznik ds. Ochrony Danych).

6 Środki ochrony

Zapewnienie integralności i poufności Danych Osobowych jest dla nas niezwykle istotne. Podjęliśmy adekwatne działania techniczno-organizacyjne mające na celu zachowanie bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, stratą, niewłaściwym wykorzystaniem lub zmianą przez osoby trzecie, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu, ściany ogniowe. Tym niemniej, mając na uwadze zagrożenia cybernetyczne nowoczesnego otoczenia internetowego, nie możemy w pełni zagwarantować, że podjęte przez nas środki bezpieczeństwa będą uniemożliwiały bezprawnie i w złej wierze działającym osobom trzecim uzyskanie dostępu do Danych Osobowych, czy też zagwarantować bezwzględnego bezpieczeństwa Danych Osobowych podczas ich przesyłania lub przechowywania w naszych systemach.

7 Pozostałe

W niniejszej Informacji dotyczącej Polityki Prywatności możemy w dowolnym momencie wprowadzać zmiany, co zostanie przez nas zakomunikowane na stronie internetowej lub inny stosowny sposób. Rekomendujemy, by Osoby, których dane dotyczą co jakiś czas sprawdzały niniejszą Informację na naszych stronach internetowych, w tym sprawdzały podaną u góry datę ostatniej zmiany. W przypadku nieakceptowania przez Osobę, której dane dotyczą wprowadzanych w niniejszej Informacji zmian, Osoba, której zmiany dotyczą powinna tam, gdzie to właściwe zaprzestać korzystania z Usług i zażądać od nas usunięcia Danych Osobowych, chyba że zgodnie z właściwymi przepisami prawa będziemy zobowiązani do ich przechowywania. O ile powyżej nie podano inaczej, obowiązująca w danym momencie Informacja dotycząca Polityki Prywatności będzie obowiązująca w stosunku do wszystkich przetwarzanych przez nas w danym momencie Danych Osobowych.

8 Dane do kontaktu administratora danych

Administrator danych: Aspo Oyj (Regon 1547798-7) oraz jej podmioty stowarzyszone.

W sprawach związanych z niniejszą Informacją dotyczącą Polityki Prywatności, wszelkie pytania prosimy kierować do następujących osób:

Aspo Oyj Johanna Suhonen johanna.suhonen@aspo.com phone +358 9 5211*
ESL Shipping Oy Mikko Rausti mikko.rausti@eslshipping.com phone +358 9 5211*
Kauko Oy Johan Enlund johan.enlund@kauko.com phone + 358 9 5211*
Leipurin Oyj Lauri Lehto lauri.lehto@leipurin.com phone +358 9 521 70*
Telko Oy Taina Nikula taina.nikula@telko.com phone + 358 9 5211*